В Сулейман-Стальском районе заслушан отчет о работе архивного отдела за 2020 год

С отчетом о работе за 2020 год выступила начальник архивного отдела Анфиса Самедова.

В своем докладе она остановилась на функциональных обязанностях отдела, осуществляющихся в соответствии с административными регламентами Минюста. Все план-графики были утверждены в администрации района.

В текущем году отдел занимался вводом базы данных в программный комплекс «Архивный фонд–4». Так, за отчетный период введены в ПК «АФ-4» 646 единиц хранения.

Изменения произошли в фонде №1 отдела: приняты документы (70 дел) АСП «село «Куркент». На ЭПК Минюста РД утверждены описи на 99 дел постоянного хранения и 576 дел по личному составу. Утвержденные на ЭПК описи дел отделены на рабочие и страховые. На все фонды имеются ранее заведенные дела и карточки фондов (всего 109 дел фондов и 110 карточек, а также одна сводная карточка по району). Изменения и дополнения в соответствующие карточки вносятся в ходе возникновения.

В фонде №61 хранятся 22 дела личного состава, все они описаны и учтены в журнале. Имеется список держателей личных фондов — возможных источников комплектования.

В 2020 году согласованы 18 положений об архиве и 18 положений об ЭК учреждений организаций, в том числе 16 СП, Управления финансов и экономики, ЦРБ.

Всего в списке №1 40 организаций и предприятий, в списке №2 всего 92 организации, а в списке держателей личных фондов всего 17 человек.

Было отмечено, что за отчетный период отделом выданы 370 справок социально-правового характера, в их числе 225 — на запросы учреждений и организаций и 145 по обращения граждан.

Все письменные и устные запросы граждан регистрируются в журналах учета. Они рассматриваются, в основном, в день поступления, а справки о заработной плате, трудоднях, выписки из протоколов и приказов рассматриваются в течение 2-7 дней.

В 2020 году архивным отделом оказана методическая помощь делопроизводственной службе администрации Куркентского сельского поселения в проведении экспертизы ценности документов, подготовке их к передаче на муниципальное хранение. Делопроизводственными службами райадминистрации проведен семинар с главами и секретарями АСП по внедрению в делопроизводство согласованных положений о ЭК и ВА. В отчетном периоде архивный отдел подготовил справочник-календарь знаменательных и юбилейных дат Сулейман-Стальского района на 2021 год.

Анфиса Самедова рассказала и о подготовке к паспортизации в текущем году.

Управделами райадминистрации Рамазан Абдулазизов, курирующий работу архивного отдела, отметил слаженную работу подведомственной структуры и состояние делопроизводства. Были озвучены вопросы по индексированию запросов и документов, хранящихся в архиве, для быстрого доступа к ним.

Глава района Нариман Абдулмуталибов дал положительную оценку деятельности архивного отдела, отметив необходимость дальнейшего совершенствования работы, в том числе по ведению номенклатуры дел и налаживанию взаимодействия с различными структурами в электронной форме: «Функциональные обязанности отделом выполняются. Архив – это память истории, тесно связанная с социально-экономической сферой жизни района. Технические возможности сегодняшнего дня позволяют решать вопросы учета и обеспечения сохранности документов, создать информационно-поисковую систему для быстрого и качественного извлечения содержащейся архивных документах информацию».

Руководителю архивного отдела поручено оказать содействие и помощь отделу культуры в создании книги по истории района и соответствующего календаря-брошюры, рассмотреть возможность оцифровки архивных документов, подготовить докладные по паспортизации документов АСП и учреждений района и аналитическую справку по ведению номенклатуры дел, изучить опыт архивных отделов других регионов, па также обсудить с Минюстом республики перспективу архивирования данных СЭД.